회의 디자인의 핵심 요소, 성공적인 회의를 위한 필수 노하우

 

도대체 회의 목적이 뭐야?

왜 나를 불렀지? 아~! 나는 누구이고 나는 왜 이 회의에 들어와 있는가?

회의에 상관없는 이 얘기를 왜 하고 있지?

그래서 결정해야 할 것이 무엇인데? 그 얘길 하자고.

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의미 있게 일하기 위해서는 의미 있게 회의가 이루어져야 한다는 것은 누구나 다 알고 있지만 막상 그 회의를 내가 준비해야 한다면 막막한 기분이 들 겁니다. 오늘은 회의 디자인에 대해서 얘기 나눠보겠습니다.

 

회의 디자인 어떻게 해야 할까요?

 

좋은 회의를 디자인하기 위해서는 회의가 갖는 가치를 먼저 인식하는 것이 중요합니다.

 

7명이 참여하는 두 시간짜리 회의를 준비한다고 가정해 보겠습니다. 이 회의는 과연 두 시간짜리일까요? 회의를 준비하는 사람은 참석하는 사람 7명의 2시간 총 14시간의 시간을 쓰고 있습니다. 회의 참석자가 회의 참석을 위해서 포기해야 했던 일들, 즉 기회비용까지 포함한다면 더 많은 자원을 활용하고 있습니다. 회의 참석인원 숫자가 늘어나면 그 자원의 양은 더 늘어납니다. 회의의 가치는 그만큼 중요합니다. 그래서 회의 준비를 제대로 해야 합니다. 

 

아래 그림은 회의를 준비하는 과정에서 회의 담당자가 스스로에게 던져야 하는 질문을 표시한 내용입니다.

 

[출처 : 돕는 인간 퍼실리테이터의 시대가 온다]

 

첫째 회의 목적(Purpose)이 무엇인지 생각해 봐야 합니다.

이 회의를 진행하는 이유가 무엇인지 답할 수 있어야 합니다. 각 부서에서 알아야 할 정책의 방향을 설명하는 회의인지, 새로운 홍보 아이디어를 도출하기 위한 회의인지, 고질적으로 발생하는 어떤 문제에 대한 해결안을 모색하기 위한 회의인지 명확히 해야 합니다. 회의를 왜 해야 하는지 명확하지 않다면 회의를 소집해서는 안됩니다. 다른 사람의 시간을 뺏는 것밖에 되지 않기 때문입니다.

둘째 누구를(People) 회의에 초대해야 할지 결정합니다.

회의 목적에 적합한 사람을 회의에 참여하도록 합니다. 회의 준비자는 회의 참여자의 시간을 활용하는 것이기 때문에 대상자 선정에 신중해야 합니다. 가끔 회의에 참여한 사람이 한마디도 하지 않고 자리를 일어나는 경우를 봅니다. 회의 진행방식에도 문제가 있을 수 있겠지만 궁극적으로는 적합하지 않은 대상이 회의에 참여했기 때문일 확률이 큽니다. 책임을 나눠지기 위해서 의도적으로 특정인 혹은 부서를 회의 장소에 부르는 경우도 관찰됩니다. ‘당신도 의사결정 자리에 있었잖아’ 하는 것 때문에 부르는 것입니다. 과연 이런 상황이 합리적인 것인지 고민해 볼 지점입니다.

셋째 회의 종료 후 도출되어야 할 결과물(Product)을 구체적으로 정의합니다.

어떤 결과물이 도출되었을 때 회의 목적을 달성했다고 볼 수 있는지 확인하는 단계입니다. 정책방향에 대한 설명을 목적으로 한 회의였다면 회의 참가자가 해당 정책 내용을 본인의 입으로 설명할 수 있다면 회의가 제대로 끝난 것이고, 교육 프로그램의 네이밍에 대한 아이디어 취득이 목적인 회의였다면 네이밍 아이디어를 다섯 가지 도출하는 것이 회의 결과물일 수 있습니다. 코로나 19 이후 연수원 교육 방향에 대한 문제해결 킥오프 회의였다면 팀이 이 문제를 해결하기 위해서 어떤 일부터 시작해야 하는지 역할분담하는 것이 회의 결과물일 수 있습니다.

회의 준비자는 회의 결과물을 명확하게 정의하고 있어야 합니다. 그래야만 회의가 옆길로 새지 않습니다.

넷째 회의 결과물을 도출하기까지의 회의 프로세스(Process)를 디자인합니다.

처음 회의 시작을 어떤 방식으로 할 것인지? 어떤 순서로 논의를 전개시킬 것인지 구체화하는 단계입니다. 참석 대상자와 함께 어떤 프로세스를 밟아갈 때 회의 결과물에 도달할 수 있을지 설계하는 단계입니다. 이 단계를 구상하는 결과로 도출되는 것이 아젠다 (회의시간표)입니다. 회의 아젠다를 구상하는 과정 자체가 회의 시뮬레이션 과정입니다. 회의 준비자는 아젠다를 정리해 가는 과정에서 이미 회의의 전체 프로세스가 어떻게 구성되고 진행되어 갈지 확인하게 됩니다. 머릿속으로 이미 회의를 여러 번 진행하게 되는 겁니다. 이때 회의 진행 과정에서 예상되는 문제점을 파악해서 미리 준비할 수도 있습니다.

다섯째 회의 프로세스를 뒷받침할 수 있는 회의 장소, 자리배치, 필요한 준비물(Place)을 확인합니다.

효율적인 회의가 되도록 하기 위해서 무엇을 준비해야 할지 확인하는 단계입니다. 조직의 여건상 회의 장소를 먼저 결정하고 장소 상황에 맞춰서 회의를 준비하는 경우도 있지만, 가장 이상적인 회의 준비는 최적의 회의 프로세스를 설계한 후 그 회의 프로세스를 돕는 최적의 장소와 준비물을 확인하는 겁니다.

 

OOO 목적으로 OOO과 함께 회의를 진행할 것인데 회의가 종료되었을 때 OOO이 도출되면 회의가 성공적으로 이루어졌다고 판단할 수 있을 것 같다. OOO과 함께 OOO의 회의 결과물을 만들어 가기 위해서는 OOO의 논의 절차로 회의를 진행하는 것이 좋으며, 이를 위한 회의 장소 세팅은 OOO으로 하면 되고, 필요한 회의 준비물은 OOO이다.

 

준비해야 하는 회의를 떠올려 보고 비어 있는 항목에 내용을 채워 보세요. 회의를 준비할 때마다 이러한 절차를 반복하게 되면 효율적인 회의를 디자인하기 위한 관점을 명확히 할 수 있습니다.